ChatGPT ile e-posta yazarken nelere dikkat edilmeli?

Aynı mesaj, alıcıya göre farklı yazılmalıdır. Bir ekip arkadaşına yazılan e-posta ile yöneticiye, farklı ekipten bir kişiye, müşteriye veya iş ortağına yazılan e-posta aynı tonda olmamalıdır. ChatGPT’ye alıcı tipini söylemek, metnin hitap seviyesini ve resmiyet derecesini ayarlar. Örneğin “Alıcı tipi: ekip arkadaşı” derseniz daha kısa ve sıcak bir metin üretilebilir. “Alıcı tipi: yönetici” derseniz daha resmi ve net bir metin daha uygun olabilir. “Alıcı tipi: farklı ekipten biri” derseniz bağlamı biraz daha açıklayan ama yine de kısa bir taslak istenebilir. Burada gerçek isim, e-posta adresi, telefon numarası veya kişisel bilgi vermek gerekmez. Genel alıcı tipi çoğu durumda yeterlidir. Bu, hem daha güvenli hem de daha esnek bir kullanım sağlar.

E-postanın tonu, mesajın nasıl algılanacağını doğrudan etkiler. Kibar, kısa, profesyonel, sıcak, resmi, açıklayıcı veya nazik gibi tonlar farklı sonuçlar üretir. Ton yazılmadığında ChatGPT bazen fazla resmi, bazen fazla uzun, bazen de gereğinden samimi bir metin oluşturabilir. Örneğin şu yapı faydalıdır: “Ton: kısa, kibar ve profesyonel.” Bu ifade çoğu iş yazışması için güvenli bir başlangıçtır. Daha sıcak ama profesyonel bir dil isteniyorsa “sıcak ama ölçülü” gibi bir ifade kullanılabilir. Eğer mesaj hassas bir konu içeriyorsa suçlayıcı, tehditkar, baskıcı veya kesin hüküm veren ifadelerden kaçınılmalıdır. ChatGPT’ye bunu açıkça söylemek iyi olur: “Suçlayıcı, baskıcı veya tehditkar ifade kullanma. Mesajı saygılı ve net tut.”

E-posta yazdırırken en önemli kurallardan biri özel bilgi paylaşmamaktır. Gerçek kişi adı, e-posta adresi, telefon, adres, müşteri bilgisi, sipariş numarası, kurum içi gizli detay, şifre, token, API key veya özel belge içeriği prompta yazılmamalıdır. Birçok e-posta taslağı için bu bilgilere gerek yoktur. Örneğin “bir ekip arkadaşına toplantı saati sormak için kısa mesaj” veya “farklı ekipten birinden genel doküman istemek için kibar e-posta” gibi genel bağlamlar yeterlidir. Gerçek bilgiler gerekiyorsa bunları sonradan, güvenli ortamda ve kendi kontrolünüzle ekleyebilirsiniz. ChatGPT’den alınan taslakta ise “[isim]”, “[tarih]”, “[konu]”, “[belge adı]” gibi yer tutucular kullanmak daha güvenlidir.

E-posta metinlerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu, istemeden taahhüt veya hukuki iddia oluşturmaktır. ChatGPT bazen mesajı daha güçlü göstermek için “kesin olarak”, “kesin sonuç vaadi ederiz”, “sorumluluğu kabul ediyoruz”, “mutlaka çözeceğiz” gibi fazla bağlayıcı ifadeler kullanabilir. Bu tür ifadeler her bağlamda uygun olmayabilir. Özellikle iş, müşteri, sözleşme, teslim tarihi, ödeme, hukuki süreç veya resmi cevap içeren yazışmalarda dikkatli olunmalıdır. AI çıktısı bu alanlarda nihai metin olarak kullanılmamalı, gerekiyorsa yetkili kişi veya ilgili birim tarafından kontrol edilmelidir. Daha güvenli ifadeler tercih edilebilir: “Konuyu inceleyip uygun olduğunda dönüş yapacağız”, “Uygun bir zaman aralığı paylaşabilirseniz memnun olurum”, “Bu konuda genel bilgi rica ediyorum” gibi cümleler daha ölçülü ve profesyonel bir ton sunar.

ChatGPT’den tek bir e-posta yerine birkaç alternatif istemek daha iyi sonuç verir. İlk taslak bazen fazla resmi, ikinci taslak fazla uzun, üçüncü taslak ise daha dengeli olabilir. Alternatifler arasından bağlama en uygun olanı seçmek daha güvenlidir. Örneğin çıktı formatını şöyle isteyebilirsiniz: “1. kısa e-posta taslağı, 2. daha resmi alternatif, 3. daha sıcak ama profesyonel alternatif, 4. konu satırı önerileri, 5. kısaltılmış mesaj versiyonu.” Bu yapı, tek bir metne bağlı kalmadan seçim yapmanızı sağlar. Ayrıca konu satırı da önemlidir. Konu satırı kısa, açıklayıcı ve yanıltıcı olmayan şekilde yazılmalıdır. Gereksiz aciliyet, baskı veya abartılı ifade kullanılmamalıdır.

ChatGPT ile yazılan e-posta taslağı gönderilmeden önce mutlaka kontrol edilmelidir. AI çıktısı akıcı olabilir ama bağlama uygun olmayabilir. Bazı cümleler fazla iddialı, fazla resmi, fazla samimi veya yanlış anlaşılmaya açık olabilir. Göndermeden önce şu soruları kontrol edebilirsiniz: Mesajın amacı net mi? Alıcıya uygun bir ton var mı? Özel bilgi veya gizli veri var mı? Gereksiz uzunluk var mı? Sert, suçlayıcı veya baskıcı bir ifade var mı? Yanlış taahhüt veya kesin vaat var mı? Konu satırı mesajı doğru temsil ediyor mu? Bu kısa kontrol, e-postayı daha profesyonel hale getirir. ChatGPT iyi bir taslak sunabilir; ancak son karar, bağlam bilgisi ve gönderme sorumluluğu kullanıcıda kalmalıdır.

Aşağıdaki yapı birçok profesyonel e-posta senaryosu için kullanılabilir: “Rolün: Profesyonel e-posta taslakları hazırlayan bir iletişim editörüsün. E-posta amacı: [bilgi istemek / toplantı talep etmek / güncelleme paylaşmak]. Alıcı tipi: [ekip arkadaşı / yönetici / farklı ekipten biri]. Ton: kısa, kibar ve profesyonel. Kurallar: Gerçek isim, e-posta, telefon, müşteri verisi, şifre, token veya özel bilgi isteme. Hukuki iddia, tehdit, suçlayıcı veya baskıcı dil kullanma. Çıktı formatı: 1. kısa e-posta, 2. daha resmi alternatif, 3. daha sıcak ama profesyonel alternatif, 4. konu satırı önerileri.” Bu yapı, ChatGPT’ye hem yön verir hem de güvenli sınırlar koyar. Sonuç olarak daha düzenli, daha kullanılabilir ve daha kolay düzenlenebilir e-posta taslakları alabilirsiniz.

Her e-posta için sıfırdan prompt yazmak yerine hazır şablonlar kullanmak daha düzenli bir çalışma akışı sağlar. PromptFinderAI’de bu konuda kullanabileceğiniz farklı prompt türleri vardır: ChatGPT ile e-posta yazma promptu, bilgi talep e-postası promptu, toplantı talep mesajı promptu, nazik ret mesajı promptu, kibar hatırlatma mesajı promptu ve toplantı sonrası teşekkür mesajı promptu. Bu prompt türleri, özel bilgi istemeden e-posta amacı, alıcı tipi, ton ve çıktı formatı gibi güvenli alanlarla çalışacak şekilde kullanılabilir. Böylece daha hızlı taslak alabilir, ama son kontrolü yine siz yapabilirsiniz. En sağlıklı akış şudur: önce doğru e-posta promptunu seçin, genel bilgileri girin, birkaç alternatif alın, bağlamınıza göre düzenleyin ve göndermeden önce özel bilgi, ton ve taahhüt açısından kontrol edin.

ChatGPT ile e-posta yazmak, özellikle kısa ve profesyonel taslaklar hazırlamak için çok kullanışlıdır. Ancak iyi sonuç almak için mesajın amacı, alıcı tipi, ton, sınırlar ve çıktı formatı net olmalıdır. Kısa kural şudur: özel bilgi paylaşmayın, amacınızı net yazın, alıcı tipini belirtin, tonu seçin, hukuki veya bağlayıcı ifadelerden kaçının ve göndermeden önce metni kontrol edin. Bu yaklaşım, ChatGPT ile daha güvenli, daha kibar ve daha profesyonel e-postalar hazırlamanıza yardımcı olur.